Communiceren op de werkplek

Wel of geen openheid van zaken
Soms is het een dilemma: “zeg ik het nu wel of niet op het werk dat ik wat mankeer?” Officieel hoeft het niet. Als je gezondheidsklachten geen invloed hebben op de uitoefening van je taken, dan is er meestal weinig reden om het te vertellen. Als je klachten wel invloed hebben op je werkzaamheden, dan moet je daarover in gesprek met je leidinggevende.

Zowel jij als je leidinggevende zijn samen verantwoordelijk om je zo gezond mogelijk aan het werk te houden. Als de relatie met je leidinggevende goed is, hoef je er meestal niet over na te denken, dan vertel je het en zoek je samen naar oplossingsmogelijkheden. Als de relatie minder goed is, of er speelt een reorganisaties op je werk, ben je meestal wat terughoudender. Dat gebeurt meestal onbewust.

Onthoud: met een vast contract kun je niet zomaar worden ontslagen.
Onthoud: neem nooit zelf ontslag, zeker niet als je nog niet weet hoe je jouw gezondheidsklachten met je werk kunt combineren.

Of je nu wel of geen goede relatie hebt met je leidinggevende, wanneer je gezondheidsperikelen invloed hebben op je werk, komt er een gesprek met je leidinggevende en daar gaat het nog wel eens mis. Ook dat gebeurt niet altijd met opzet. Miscommunicatie komt onder andere door:

  • Onduidelijk zijn
  • Ervan uitgaan dat de ander wel begrijpt wat je bedoelt
  • Te snel reageren, of anders gezegd: niet goed luisteren naar wat de ander zegt
  • Ja zeggen, maar nee bedoelen

Kortom ook hier geldt: bereid je gesprek goed voor! Het belangrijkst is dat je weet wat je kwijt wilt, oefen dat kort en bondig. Gebruik KISS:
Keep It Short and Simple

  • Wat wil je?
  • Waarom wil je het zo?
  • Hoe wil je het?
  • Formuleer het positief! Dan onthoudt je gesprekspartner het beter

Voorbereiding gesprek

  • Weet waar het gesprek over gaat en wat jij daarin kwijt wilt
  • Geef antwoorden op de vragen: wie, wat, waar, wanneer, hoe en waarom?
  • Wissel van rol, neem de plek van je gesprekspartner in
  • Zoek een ‘advocaat van de duivel’ en oefen het gesprek

Gesprek zelf

  • Maak een agenda. Wat willen jullie bespreken?
  • Actief luisteren door LSD: luisteren, samenvatten, doorvragen
  • Let op je lichaamshouding
  • Leef je in de ander in. Zodat je ook zijn/haar kant van het verhaal begrijpt
  • De kracht van de herhaling. Soms is het handig te herhalen waar je tegenaan loopt, wat kun je zelf bijdragen om de situatie te verbeteren en welke ondersteuning heb je nodig?
  • Vraag door als je een vraag of opmerking niet begrijpt: Wat bedoel je precies?
  • Of vat samen: bedoel je te zeggen dat:……….

Na het gesprek

  • Neem even de tijd voor jezelf
  • Vervelend gevoel na het gesprek? Kom er op terug en geef aan wat je nog wilt bespreken
  • Maak een kort gespreksverslag
  • Plan een nieuwe afspraak
  • Zet afgesproken acties in gang

Omgaan met onbegrip
Onbegrip, een veel voorkomend probleem als je een huid- of haaraandoening hebt. Helemaal als er sprake is van jeuk, pijn en verminderde energie. Klachten die onzichtbaar zijn. Natuurlijk is het heel vervelend als je het voor je gevoel al heel vaak hebt uitgelegd. Als mensen de vervelende jeuk, pijn of vermoeidheid niet kennen, is het voor hen ook lastig een beeld te vormen van wat dat voor jou betekent.

Als jij het voor jouw gevoel al meerdere keren hebt uitgelegd wat er aan de hand is, wil dat niet zeggen dat mensen het ook begrepen hebben of onthouden. Dat is ook vaak de reden dat het tot vervelende situatie leidt. Jij legt het vaak uit, maar je gesprekspartner heeft het niet echt begrepen. Uit beleefdheid knikt hij of zij dan wel, maar in praktijk blijkt de boodschap niet aangekomen te zijn.

Het is meestal geen onwil van mensen. Als je het altijd op dezelfde manier uitlegt, kan het ook aan mensen voorbijgaan. Dat heeft er mee te maken dat mensen informatie op verschillende manieren onthouden. De ene persoon onthoudt zaken beter als hij de uitlegt hoort, bij de ander blijft het beter hangen als hij het leest en weer iemand anders begrijpt het beter als er beelden zijn, bijvoorbeeld een tekening of filmpje. 

Een tweede belangrijke factor om onbegrip zoveel mogelijk te voorkomen is: herhalen. In praktijk blijkt dat het kwartje bij veel mensen pas gaat vallen als ze het 7 tot 9 keer hebben gehoord. Als je dat weet, kun jij je daar op instellen.

Tips om onbegrip te voorkomen

  1. Geef waar nodig je (directe) collega’s op verschillende manieren informatie over jouw gezondheidsklachten en wat het voor je betekent. Dit kan op verschillende manieren:
  • neem bijvoorbeeld een informatiefolder mee en geef die aan je collega’s
  • of schrijf een brief naar je collega’s
  • geef uitleg tijdens een teamoverleg of vraag desnoods of een buitenstaander voorlichting komt geven
  • zoek een filmpje op internet of maak zelf een filmpje
  • wees lekker creatief in deze oplossingen
  1. Wees extra duidelijk. Je collega wil eigenlijk alleen weten wat hij van jou kan verwachten en wanneer. Het is aan jou om daar duidelijk in te zijn. Als iemand aan je vraagt om een extra klusje te doen, bekijk rustig de vraag en bedenk wat jij daarin kunt betekenen zonder jezelf in de weg te zitten of over jezelf over de kling te jagen. Bijvoorbeeld ‘daar heb ik morgenmiddag tijd en ruimte voor’. Zo weet je gesprekspartner exact waar die aan toe is.
  1. Als de klus voor jou te lastig is, zoek dan een alternatief en geef je collega aan hoe het voor jou dan wel kan. Je hoeft niet altijd direct te reageren. Als je de klus nog niet overziet, geef dan aan: ‘ik kom er morgenochtend bij je op terug’. Zo heb jij tijd om het overzicht terug te pakken.
  1. Check altijd of je gesprekspartner begrepen heeft wat je hebt gezegd. Het komt te vaak voor dat we denken dat iemand het begrepen heeft zonder het te checken. Dat geeft communicatiestoornissen en ergernissen.  Merk je dat het toch onduidelijk voor iemand is, leg het dan rustig nog een keer uit zonder je te ergeren. Het is onderdeel van het hebben van een chronische aandoening, dat je zaken regelmatig moet herhalen.

En ja, het komt ook voor dat mensen het echt niet willen of kunnen begrijpen. Stop daar zo weinig mogelijk energie in. Mensen veranderen is onmogelijk.